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Le 5 cose che devi sapere sulla gestione della tua struttura ricettiva

Le 5 cose che devi sapere sulla gestione della tua struttura ricettiva

Le 5 cose che devi sapere sulla gestione della tua struttura ricettiva

Nel precedente articolo, abbiamo visto quanto sia importante essere presenti nelle OTA (Online Travel Agency o Canali di vendita) per beneficiare del BillBoard Effect (se te lo sei perso ti consiglio di leggerlo qui). Abbiamo anche sottolineato che il BillBoard Effect fine a se stesso è inutile, infatti è veramente importante COME viene sfruttato il BillBoard Effect.

Non potrai sfruttare l'importante BillBoard Effect se non hai un sito web che permetta ai tuoi ospiti la prenotazione diretta!

Non lo potrai sfruttare neanche se non hai sotto controllo tutti i tuoi canali vendita contemporaneamente. E’ chiaro che questi aspetti influenzano direttamente la tua struttura.

Per far funzionare bene la tua struttura, aumentare l’occupazione e vendere più camere, è fondamentale utilizzare gli strumenti giusti.

Proprio perchè voglio trasmetterti l’importanza di scegliere ed utilizzare questi strumenti in questo articolo sarò molto diretto.

Cercherò di darti una visione nuova della tua gestione, riassumendo tutto in 5 punti fondamentali.

Ma ti avverto: sarò molto schietto e diretto.

Se sei permaloso…
Debole di cuore…
Se pensi che stai facendo tutto benissimo e tutti gli altri sbagliano…
Se credi che ci sia una cospirazione mondiale che blocca le prenotazioni ai tuoi ospiti nella tua struttura o nella tua zona…
Se pensi che NON funziona niente perchè c’è la crisi e tu hai sempre fatto così…

Allora smetti di leggere qui.

Questo articolo l’ho scritto per quei Bed and Breakfast, Agriturismi, Country house ed imprenditori che si vogliono mettere in gioco.

Che vogliono saperne di più…
Che vogliono cambiare la loro situazione…
Che vogliono aumentare le loro prenotazioni…
Avere più tempo libero per la famiglia ed organizzare meglio il lavoro…
Ma sopratutto, per quelli che vogliono cambiare le cose perché hanno capito che il mercato si evolve rapidamente e per stare al passo è necessario evolversi con lui.

Quindi se sei un Bed and Breakfast, un agriturismo, una country house, un affittacamere o un imprenditore con una struttura ricettiva che vuole cambiare le cose allora sto parlando con te.

Leggi fino all’ultima riga perché scoprirai quanto è profonda la tana del bianconiglio.

Sei pronto? Iniziamo!

Hai mai pensato a quanti soldi stai lasciando sul piatto?

Quando è stata l’ultima volta che ti sei fermato un momento, ed hai pensato a TUTTE le azioni che fai TUTTI i giorni ripetutamente e che puoi automatizzare? Automatizzare significa Guadagnare.

Guadagnare tempo.
Guadagnare soldi.
Guadagnare salute.

Ovviamente continuare ad usare ancora carta e penna o fogli di calcolo Excel è la soluzione più facile e veloce e sembra anche quella meno costosa. Del resto la penna costa 10 centesimi ed excel me lo sistema mio cugino quindi neanche lo devo comprare. E’ gratis! Che ci vuole…?!

Ci vuole che finalmente cambi mentalità!

Se continui a pensare come 20 anni fa, continuerai a lasciare un mucchio di soldi sul piatto!

Stai sprecando tempo e denaro e stai aumentando a dismisura lo stress! Perché lo fai? Non c'è motivo!

Oggi un sistema integrato, che racchiude: tutti i tuoi canali di vendita, l’anagrafica dei tuoi ospiti, le statistiche, la contabilità, gli adempimenti burocratici (tipo il C59), le schedine alloggiati e soprattutto tutte le disponibilità in tempo reale, è fondamentale. Ti porta più prenotazioni ed è il sistema che funziona per te. Questo significa risparmiare tempo e denaro ed al tempo stesso aumentare la produttività.

Un antico proverbio cinese dice:

“Non ci si può rifiutare di mangiare solo perché c’è il rischio di restare soffocato”.
Ed è un detto molto particolare che ti fa realizzare di quante volte le persone si lasciano prendere dal panico senza riflettere sulla reale natura della decisione che hanno davanti.

Ti basta prendere l’esempio vero e proprio del proverbio: smetteresti mai di mangiare per paura di rimanere soffocato?

Ovviamente no, perché nutrirsi è di vitale importanza per l’essere umano.

E smetteresti mai di bere per paura di affogare?

La risposta sarebbe ancora no.

Tuttavia ti rifiuti di cambiare il tuo modo di gestire la tua struttura per paura di cambiare e di perdere soldi.

Ma così come all’uomo serve mangiare e bere per sopravvivere, ad un Bed And Breakfast, un agriturismo, una country house o una struttura ricettiva in genere serve gestire tutti i canali facilmente in un singolo strumento per far funzionare al meglio la struttura.

Più canali riesci a pubblicare contemporaneamente più possibilità hai di avere prenotazioni con ciò che offri.

Più hai prenotazioni, più guadagni.

Più guadagni, più puoi mettere in leva questi soldi per amplificare la magnitudo del tuo messaggio e attirare ancora più persone…

Nel tempo crei un circolo virtuoso che fa entrare il carburante all’azienda, ovvero il denaro ricevuto in cambio di un soggiorno.

E dopo aver esaudito il desiderio di qualcuno con le tue camere, potrai esaudire i tuoi grazie ai soldi incassati.

Ma per fare tutto questo – in un periodo scuro come quello che stiamo vivendo – è necessario mangiare e bere informazioni, tecniche, strategie e spunti pratici, completamente nuovi e aggiornati.

Diciamoci le cose come stanno: avere paura di cambiare, per una struttura ricettiva, significa condannare il proprio Bed and Breakfast, agriturismo, country house verso il decadimento prematuro…

… e sarebbe ingenuo e immaturo esattamente come smettere di mangiare per paura di rimanere strozzati!

Ti avevo anticipato che non ci andavo leggero…

Cambiare significa gestire diversamente la tua struttura e questo avrà un impatto positivo e significativo su questi 5 punti:

1. Lavora da qualunque posto

Ogni mattina ti alzi, vai alla tua scrivania, prendi il tableau cartaceo, l’agenda o accendi il tuo computer con excel ed “inizi a lavorare”.

Ho messo “inizi a lavorare” volutamente tra virgolette perché in realtà tutto questo lo fai solo ed esclusivamente per vedere le tue prenotazioni ed avere una visione limitata di quello che farai oggi.

E se ti dicessi che c'è un modo per evitare tutto questo?
Semplicemente ti svegli, apri lo smartphone, il tablet o il portatile, dal tuo comodo letto, ed hai tutto sotto controllo. Immediatamente.

Questo si può fare grazie ai software chiamati SaaS (Software as a Service) o più comunemente software in cloud.

Praticamente il Cloud è una tecnologia che ti permette di avere un archivio personale disponibile ed aggiornato 24 ore su 24, tutti i giorni dell'anno, raggiungibile da qualunque parte del mondo tu ti trovi e con qualunque dispositivo, cioè anche da un telefono, tablet o computer che non sia tuo! Fantastico vero?!

Sono finiti i giorni in cui devi stare alla tua scrivania o alla reception per conoscere lo stato della tua proprietà. Con un software cloud puoi lavorare da qualunque posto in qualunque momento.

Il software in cloud, reale, progettato da 0 per essere cloud, non come molti adattamenti di vecchi software che girano sul mercato, ti permette di essere aggiornato in tempo reale su tutta la tua struttura.

Anche se questo ti potrebbe far sentire il bisogno di “essere sempre attivi”, in realtà aumenta l’efficienza perché sei in grado di prendere decisioni più velocemente. Puoi semplificare le decisioni perché hai sempre le informazioni importanti a portata di click e sotto controllo. Potrai utilizzare queste informazioni per guidare la tua strategia di prezzi e la tua strategia di distribuzione.

2. Riduci gli errori


Lo sai che il 90% dei fogli di lavoro di Excel contiene un errore e che il 100% dei fogli di lavoro con più di 200 righe contiene almeno un errore?

Sì le caxxate… so che più o meno è questo che stai pensando. E se lo dicessi io lo potrei anche capire…

Ma non sono io a dirlo, bensì PricewaterhouseCoopers (PwC).

Chi è?

Brevemente: PricewaterhouseCoopers è una società, operativa in 158 Paesi con 223.000 dipendenti, che fornisce servizi di revisione di bilancio, consulenza di direzione e strategica e consulenza legale e fiscale. La società, fa parte delle cosiddette Big Four: le quattro più grandi aziende di revisione al mondo, insieme a Deloitte & Touche, Ernst & Young e KPMG. Insomma, non proprio gli ultimi arrivati.

Loro hanno condotto uno studio sull’uso di Excel che ha certificato l’inaccuratezza di questo strumento con prove certe e tangibili. Infatti tutte le aziende esaminate riportavano errori nei file excel e di conseguenza perdite importanti negli utili.

Per citarne alcune:

Un errore in un foglio di calcolo di Kodak ha causato un fatturato ridimensionato di 11 milioni di dollari.
Fannie May ha commesso un errore che ha sovrastimato i loro guadagni di 1,3 miliardi di dollari.
Fidelity ha effettuato un calcolo di dividendi da 2,6 miliardi di dollari con conseguente distribuzione di 4,32 dollari per azione. In realtà c’era un errore a causa nel segno meno in una cella. I numeri reali hanno riscontrato una perdita di 1,3 miliardi di dollari.

È vero che questi sono degli esempi estremi di errore nel foglio di calcolo di Excel. Ma, se aziende che fatturano miliardi con migliaia di contabili possono commettere errori con Excel, tu come pensi di essere immune da tutto ciò?

Gli errori di Excel causano sia problemi economici che di prenotazione, sono difficili da individuare subito e si protraggono nel tempo per settimane o mesi.

Un gestionale dovrebbe eliminare la necessità di utilizzare Excel per gestire le prenotazioni giornaliere e le informazioni degli ospiti.

Gli errori sono frustranti e richiedono molto tempo per essere risolti e a volte è troppo tardi per risolverli.

Un gestionale riduce l’errore umano e ti aiuta a concentrarti su ciò che conta.

Inoltre i report di un gestionale sono più precisi e più facili da leggere rispetto ai fogli Excel.

Riduci gli errori stupidi e gli errori manuali. Lascia che sia la vera tecnologia a fare il lavoro.

3. Aumenta i risultati senza aumentare i dipendenti

La tecnologia ha consentito a tutti i tipi di imprenditori di aumentare la propria produttività.

In precedenza, le strutture ricettive aggiungevano personale e dipendenti per aumentare la produttività ed i risultati. Ora non è necessario assumere tante persone per gestire la reception.

Aggiornare le tue prenotazioni automaticamente con un gestionale significa:

  1. Evitare le prenotazioni doppie e l’overbooking, che danneggiano le tue recensioni e l’immagine della tua struttura. Le persone non sceglieranno più la tua struttura se hai pessime recensioni.
  2. Tagliare il tempo della gestione delle prenotazioni manuali a 0, che ti permette di offrire più tempo agli ospiti, o trovare nuovi siti dove promuovere la tua struttura, o gestire le pulizie, e se non sei tu direttamente a farlo, potrebbe essere il tuo staff che può fare più cose per far funzionare bene la struttura, invece che scrivere i nomi, i numeri di telefono e le date su un calendario o su una agenda, ed entrare su tutti i portali ad aggiornare tutte le disponibilità.

Esistono sistemi che possono fare il lavoro per te.

Tutto ciò che dovrai fare sarà gestire le tariffe ed organizzare le disponibilità all’interno di un unico gestionale ed il resto delle informazioni verrà da sè.

Un gestionale che funziona come soluzione all-in-one diventa il centro ed il cuore della tua attività.

Dovrai solo occuparti di gestire le tue camere all’interno di un unico sistema.

4. Diminuisci la dipendenza dalle OTA

Hai aperto la tua struttura e l’hai inserita nei siti web più grandi, tipo Booking, Expedia, BedAndBreakfast.it ecc. Queste sono agenzie di viaggi online, in gergo tecnico OTA o canali di vendita online.

Sono spettacolari, lavorano per te. Sono fantastici perché commercializzano la tua struttura per te.

Ma dopo il primo periodo felice, ti rendi conto che a fine mese si prendono un bel pezzo della torta.

E adesso come torni indietro?

Adesso che la tua attività è partita come fai a diminuire le quote di questo socio scomodo? Perché è vero che porta prenotazioni ma a fine mese si prende anche il 20% di quello che hai fatturato, senza neanche partecipare ai costi!

Ti rispondo subito per evitare qualsiasi dubbio: NON PUOI TORNARE INDIETRO!

Spero solo che NON hai basato tutta la tua strategia nel vendere le camere attraverso le OTA. Della serie: metto le camere su Booking, aspetto le prenotazioni, e vivo felice e contento.

NO! Non è così!

Oggi sei dipendente dalle OTA e devi diminuire drasticamente questa dipendenza. Ne va dei tuoi guadagni e della tua attività.

Ti dico già che non ne potrai più fare a meno, anche solo per il iBillboard Effect di cui ti ho già parlato in questo articolo. Infatti una OTA può migliorare drasticamente la tua occupazione e aumentare le entrate.

Ma, ad un prezzo veramente alto.

Ti do un dato su cui riflettere:

la metà dei visitatori lascia le OTA, arriva sul sito della struttura, ma poi ritorna a prenotare sul sito dell'OTA.
Riflettici un attimo, che senso ha questa cosa?

Perchè aggiungere un intermediario nella transazione?

Per due motivi.

Un sito come Booking ti mette sicurezza, ed hai tutto a disposizione. Hai tutto e subito.

Su un’OTA, cerchi, scegli, prenoti e paghi e sei sicuro che i tuoi soldi sono ben protetti.

Se vai sul sito di una struttura, in Italia l’80% non è responsive per mobile, è mediamente antiquato e non ha il Booking engine!

Non puoi prenotare direttamente!

Un gestionale integrato direttamente con il tuo sito web (tramite ciò che viene chiamato Booking Engine) può aiutarti a ottimizzare il processo di prenotazione diretta. Ed in cambio, diminuirai efficacemente la tua dipendenza dalle OTA. Avrai hai più tempo per concentrarti sul marketing della tua proprietà attraverso altri canali.

Contemporaneamente, oltre che ridurre la tua dipendenza dalle OTA, sarai anche in grado di gestire meglio tutte le tue OTA. I migliori gestionali cloud, come BookingLight, hanno la possibilità di connettersi contemporaneamente a tutti i canali di vendita ed al tuo sito web, in modo da avere un solo sistema di gestione delle camere invece di dieci.

5. Aumenta le prenotazioni dirette


Prima di dirti come aumentare le prenotazioni dirette ti faccio una domanda:

Quali canali di marketing e vendita, oltre le OTA ed il tuo sito web, hai a disposizione come Bed And Breakfast, Agriturismo, Country house, o struttura ricettiva?

Se non ti viene in mente niente, hai un problema!

Significa che non stai facendo bene il tuo lavoro, che è quello di aumentare l’occupazione ogni giorno attraverso tutti i sistemi possibili.

Ti anticipo solo alcuni dei canali di marketing che puoi utilizzare per vendere le tue camere:

  • Social Media
  • Content Marketing
  • Sistemi di fidelizzazione del cliente

Ci sono tantissimi modi per aumentare la visibilità della tua proprietà e di conseguenza le prenotazioni.

Il problema è che ci vuole tempo... Tanto tempo!

Ce ne vuole per trovare i canali giusti. Per scrivere i testi giusti. Non parliamo poi per creare offerte specifiche per il tal cliente.

Tu ne hai talmente tanto di tempo libero da non avere il problema a fare tutto questo?!

Beh, se non fosse così sappi che c'è un altro modo.

Organizzando tutto all’interno di un unico gestionale cloud liberi tantissimo tempo nella gestione della tua struttura, che potrai destinare alle attività di marketing aumentando così le prenotazioni dirette.

Facile vero?

Mentre riduci la tua dipendenza dalle OTA, aumenti le tue possibilità di ottenere prenotazioni dirette.

Quando hai più tempo per concentrarti sulla tua strategia di distribuzione, ci sono moltissime attività su cui puoi concentrarti.

Le abbiamo elencate tutte nella nostra guida su come aumentare i guadagni, diminuire le commissioni e riempire il tuo B&B o agriturismo ottimizzando la tua strategia di distribuzione alcune di queste sono:

Utilizza un booking engine senza commissioni: Qui sarò breve perché il concetto è molto semplice: non pagare commissioni sulle prenotazioni che generi direttamente tu da solo!

Sito Web Ottimizzato per i dispositivi mobili: Assicurati che il tuo sito web sia ottimizzato per i dispositivi mobili come gli smartphone ed i tablet per essere certo che non stai perdendo delle prenotazioni per colpa del sito che non si visualizza sul cellulare. Considera che oggi il 70% del traffico online si muove attraverso dispositivi mobili.

Offerte e sconti mirati: Gli ospiti che hanno già soggiornato da te vanno inseriti all’interno di un database in modo che potrai fare offerte e sconti mirati quando hai i periodi di bassa occupazione. Questo significa farlo nei tuoi canali social, nel tuo database email, ed ai membri del programma di fidelizzazione clienti (di cui ti parlo tra pochissimo).

Content Marketing: Racconta della tua struttura e di cosa la renda unica. I potenziali ospiti non vogliono sapere solo come si sta nella tua struttura ma anche cosa visitare e come visitare la tua zona.

Programma di fidelizzazione clienti: Offri ai tuoi ospiti più fedeli sconti od offerte che non sono ancora disponibili al pubblico. Questo farà in modo che gli ospiti si affezionino al tuo brand.

Te lo anticipo, queste non sono azioni semplici da mettere in pratica, sopratutto se non le hai mai fatte. La buona notizia è che non sei da solo: per te abbiamo guide, video e il supporto diretto, telefonico ed operativo, dei nostri consulenti.

I risultati di un buon gestionale


La cosa grave è che fino a poco tempo fa ti mancava uno strumento creato per risolvere esattamente queste “situazioni speciali”.

Oggi esiste BookingLight, il primo gestionale cloud nato esclusivamente per strutture ricettive extra-alberghiere progettato con il nostro sistema 3click™, cioè tutte le funzionalità importanti accessibili in massimo 3 click.

Sì ma che significa 3 click?

Per noi che lo abbiamo sviluppato ha significato un sacco di lavoro! ahahahahah

Infatti è più difficile progettare e realizzare una cosa che sia estremamente semplice da usare!

Per te invece significa:

  • Facile da imparare
  • Facile da usare
  • Risparmiare tempo nella gestione della struttura

Aiutiamo i nostri clienti a risparmiare tempo e denaro ed abbiamo i numeri per dimostrarlo!

I nostri clienti aumentano il RevPar fino al 18% (oltre che adesso riescono a calcolarlo facilmente). Inoltre, sono riusciti a risparmiare fino a 8 ore settimanali e quindi ora possono concentrarsi su attività più produttive.

Quando passi meno tempo ad occuparti del lavoro e più tempo a gestire tariffe, disponibilità e marketing, guadagni di più.

Ecco che lavorare con un buon gestionale può darti la possibilità di vincere ogni sfida.

Conclusioni


Te lo avevo premesso all’inizio che sarebbe stato un viaggio importante e che sarei stato molto diretto. Immagino che in questo momento ti sentirai un po’ come Alice che ruzzola nella tana del Bianconiglio...!! ihihih

Ma se sei arrivato a leggere fino a qui c’è un motivo.

Sei una di quelle persone che odia l’idea di NON essere padrona della propria vita.

Sei qui perché vuoi cambiare le cose.

Sei qui perché vuoi avere più tempo libero per la famiglia ed organizzare meglio il lavoro. Non sai bene come farlo, ma VUOI farlo. È un chiodo fisso nel cervello, da diventarci matto.

Sei qui perché vuoi aumentare le prenotazioni e l’occupazione ed è questa sensazione che ti ha portato fino a qui.

La verità è che da oggi puoi cambiare le cose MA la possibilità di farlo o meno è esclusivamente nelle tue mani!

Hai 2 scelte:
Pillola azzurra: fine della storia. Domani ti sveglierai, andrai nella tua reception e continuerai ad eseguire le solite azioni ripetitive di ogni giorno. Dopodiché il tuo cervello si resetterà e sarà come se tu non avessi mai letto niente di tutto questo. Non ti ricorderai dell’esistenza di BookingLight e non saprai mai come sarebbe cambiata la tua vita con un gestionale cloud.

Pillola rossa: Hai letto tutto. TUTTO. E per quanto ti riguarda eri già pronto appena hai letto il 1° punto. Il tuo destino è quello di far parte di quel gruppo di Bed And Breakfast, agriturismi, country house ed imprenditori sognatori che hanno deciso di organizzare meglio la loro struttura e migliorare la propria vita.

E adesso, quel destino, è nelle TUE mani.

Non ti rimane che scoprire quant’è profonda la tana del Bianconiglio...

;-)