Allotment contro Registro centralizzato

Quella mattina a Sloten, pochi chilometri a nord di Amsterdam, l’aria era fredda, nonostante fosse il 10 agosto.
Non c’era vento sul canale, l’acqua era nera come il catrame, il sole ogni tanto si faceva largo tra le nuvole, ma l’acqua continuava a rimanere scura. Renato guardò le banchine ai lati del canale, erano le 7 del mattino ma la gente era già iniziata ad arrivare e si spingeva per vedere.

I suoi ragazzi armeggiavano intorno alla barca, iniziò a scaldarsi l’aria, poi arrivò il segnale di scendere in acqua. Era l’ultima gara di canottaggio di quell’Olimpiade del 1928 e i Giochi si sarebbero chiusi 2 giorni dopo.

Tutti gli atleti del “4 con” delle altre nazioni erano al centro dell’attenzione di pubblico e fotografi, tranne Renato e i suoi 4 ragazzini, nemmeno ventenni, figli del popolo, dicevano, in pratica 2 contadini e 2 operai. Loro non avevano mai gareggiato all’estero, non li conosceva nessuno, nemmeno la barca faceva faville. Li guardavano tutti dall’alto in basso, ma loro erano Istriani, gente dura, coraggiosa, gente con l’Italia nel cuore e il ferro nelle vene...

Allo sparo partirono male, Renato tirò uno strillo, la barca ondeggiò e poi si rimise dritta ed iniziò a correre parallela alla riva sinistra. Ognuno librava il suo remo nell’aria come fosse una piuma e lo affondava in acqua come fosse una vanga, Renato dettava il tempo e guardava gli avversari, contava il numero dei loro colpi e scandiva quello dei nostri. Ora vogavano talmente bene, i ragazzi, che quasi non gli serviva tenere il timone.
Uno dopo l’altro raggiunsero e staccarono tutte le altre barche.

Renato chiuse gli occhi e sospirò poco prima dell’arrivo, la seconda imbarcazione stava dietro a 50 metri di distanza. Uno spicchio di sole gli scaldò il viso solcato da vecchie rughe.
La folla incredula aspettava gli olandesi, gli inglesi, gli svedesi, gli americani ed invece vide arrivare una barca vecchia e brutta con 4 ragazzini in canottiera blu comandati da un piccolo uomo. Improvvisamente tutto il pubblico sul traguardo iniziò a gridare, appaludire e fischiare in un tripudio di festa come solo lo sport sa fare.

La più sorprendente medaglia d’oro di quell’Olimpiade venne messa al collo di Valerio, Nicolò, Giliante, Giovanni e Renato.

Questo racconto, questo piccolo gioiello della nostra Storia sportiva, ci deve far riflettere su quanto sia importante il lavoro di squadra.
Ognuno ha un ruolo nello sport come in un’attività ricettiva e tutti devono lavorare per arrivare al successo finale.

Leggi questo articolo perché ti racconta come ottimizzare al massimo e al meglio la gestione delle prenotazioni della tua struttura.

Fare marketing online per la tua struttura ricettiva può complicarsi rapidamente.
Se si ha una struttura extra-alberghiera, con un numero non elevato di camere, gli scrupoli saranno ancora maggiori perché ti assale il dubbio di come gestirle limitando al massimo il rischio di invenduto, per colpa di una scelta errata.

Come gestisci la disponibilità della tua struttura dovendo scegliere tra così tante agenzie di viaggio online (le cosiddette OTA)?

Il settore dell'ospitalità ha messo a punto due strategie: "Registro centralizzato" e "Allotment dei canali". Entrambi hanno i loro pro e i loro contro, ma c'è un chiaro vincitore.

Tranquillo, non ti faccio perdere tempo, te lo dico subito che il vincitore è il Registro centralizzato perché ti fa risparmiare tempo e denaro.

E questa è fatta!

Ma l’articolo l’ho scritto per un altro motivo: ti voglio spiegare bene i pro ed i contro e cosa si deve fare per ottimizzare l’allotment del registro.

Qui c’è il vero valore di questo pezzo.

Allotment dei canali

Cos’è un Allotment?

L'Allotment è una certa quantità di camere (lotto appunto) che un’attività ricettiva mette a disposizione di un’OTA in modo che siano vendute entro un certo periodo di tempo. Alla scadenza di questo periodo (Release) se l'OTA non è riuscita a vendere tutte le camere, l’allotment invenduto torna in gestione alla struttura ricettiva, che potrà venderle autonomamente.

L’allotment dei canali è un processo in cui il registro delle vendite di ogni canale è gestito singolarmente.
Quindi l’allotment dei canali indica una struttura che non utilizza un gestore dei canali ed è quindi necessario aggiornare ogni canale individualmente e manualmente.

Per evitare l’overbooking, la maggior parte delle strutture divide il Registro tra i canali che utilizza. Ciò rende difficile ottimizzare la strategia degli incassi perché ogni tanto si rischia che non tutte le stanze disponibili siano sul mercato in maniera attiva. (Ad  esempio pensa ad un canale che in una certa zona ha poche visite e poche vendite).

Senza un gestore automatico dei canali, si devono eseguire le seguenti operazioni:

  • Accedere a ciascun OTA e assegnare un certo numero di camere
  • Spostare manualmente l'inventario da un canale all'altro nel caso in cui un canale venda tutta la propria quota
  • Chiudere manualmente ogni canale una volta che la tua proprietà è piena
  • Aggiornare manualmente l'assegnazione su ciascun canale se vendi direttamente le prenotazioni (di persona, telefono, ecc.)

In più, esistono diversi rischi associati all'assegnazione dei canali:

  • Potenziale perdita di incassi: ogni tanto succede che un canale esaurisce il proprio allotment, ma alcune camere rimangono disponibili su un altro canale che vende di meno
  • Problemi di parità tariffaria: se per esempio un certo tipo di camera viene venduta da Expedia e nel frattempo Booking.com continua a vendere le camere normali, non si offre più la parity rate.
  • Overbooking: se ti dimentichi di chiudere un canale o se hai messo più stanze su un canale di quanto siano effettivamente disponibili, sei a rischio overbooking. Sembra impossibile ma ogni tanto succede!
  • Tempo sprecato: ci vuole un sacco di tempo per controllare manualmente l'assegnazione giornaliera per tipologia di camera e data in tempo reale. Non solo, è un’attività estremamente incline all'errore anche per le persone più scrupolose.

Registro centralizzato

Se la tua struttura utilizza un channel manager, puoi implementare un registro centralizzato.
Invece di dividere il tuo registro in modo uniforme su tutti i canali online che utilizzi, un channel manager permette a tutte le OTA di estrarre la disponibilità direttamente dal registro, fino a quando non termina la disponibilità.
Un channel manager ti facilita molto la vita perché ti offre una posizione centrale da cui gestire l'intero inventario. Non è più necessario accedere a ogni canale ogni giorno e preoccuparsi delle prenotazioni mancanti.  

Ecco come funziona:

  • Si accede al gestore del canale inserendo la quantità totale di stanze che desideri vendere attraverso i canali in un determinato giorno.
  • Il channel manager aggiornerà tutti i canali contemporaneamente. Quindi, quando una stanza viene prenotata su un sito, tutti gli altri OTA si aggiorneranno automaticamente. La stessa cosa accade anche per le cancellazioni.
  • Se chiudi il channel manager, anche i canali si chiudono.
  • Il calendario di un channel manager consente di visualizzare la disponibilità e le presenze in base al tipo di camera e alla data.

Ci sono molti vantaggi in un registro centralizzato in quanto ti consente di impostare tariffe e restrizioni:

  • Impostare le tariffe e le restrizioni nel channel manager ti permetterà di aggiornare istantaneamente tutti i canali collegati
  • Gestire 10 canali richiede lo stesso sforzo di gestione di uno. Un channel manager ti consente di aggiungere più canali per aumentare la visibilità e le prenotazioni.
  • Ti consente di diventare più aggressivo nelle decisioni dell'ultimo minuto per ottenere più entrate o notti extra dalle prenotazioni online

Tutto questo si traduce quindi in maggiori vendite e quindi maggiori incassi.

Vediamo meglio come funziona il Channel Manager.

Arrivo della prenotazione:

  • Dopo che qualcuno fa una prenotazione su un determinato canale, il channel manager riduce l'assegnazione totale. Quindi aggiorna istantaneamente tutti gli altri canali collegati e massimizza l'efficienza.
  • Non appena viene prenotata l'ultima stanza, tutti i canali si chiudono impedendo le prenotazioni.
  • Le cancellazioni vengono immediatamente aggiornate e il sistema si reimposta per vendere immediatamente la stanza appena cancellata
  • Un inventario centralizzato elimina le prenotazioni doppie e/o le prenotazioni errate

Questa cooperazione fra i diversi canali ed il registro degli alloggiati mi fa venire in mente la staffetta nel mondo dello sport. Ognuno offre il massimo delle proprie forze e capacità e quando esaurisce il proprio percorso passa il testimone al suo compagno, che farà altrettanto, e via di seguito fino al traguardo. E’ un gioco di squadra.

Ricapitolando:

Allotment dei canali:

Benefici:

  • È gratuito, non richiede alcuna piattaforma o software

Rischi:

  • Richiede tempo
  • Soggetto a errori umani
  • Ogni extranet opera in modo diverso

Registro centralizzato

Benefici:

  • Vendita ottimizzata delle stanze disponibili nel Registro
  • Eliminazione del rischio di overbooking
  • E’ possibile aggiungere tutti i canali che vuoi
  • Si risparmiano ore di lavoro quotidiano

Rischi:

  • All’inizio prende tempo e fatica per impostare i canali
  • Limitate connessioni disponibili del channel manager

Conclusione:

Allotment dei canali e Registro centralizzato hanno entrambi benefici e rischi. Ma il channel manager è chiaramente una soluzione più sicura e redditizia per la tua struttura. L’allotment dei canali riduce la produttività e le opportunità di guadagno, mettendo a rischio la tua azienda.

Il Registro centralizzato offre meno rischi e maggiori benefici per la tua struttura.

Vuoi guadagnare di più completando sempre più spesso la capienza della tua struttura? Allora c’è un solo modo: trova un channel manager il prima possibile.

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